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如何把一天过出48小时的质量

很多人都会抱怨自己的时间不够用,恨不得一天48小时。其实如果不能管理好自己的时间,就算给你一天48小时,照样不够用。


       要做的工作太多,脑中乱成一团,无法集中精力干好眼前的工作;虽然制定了工作计划,但从没能按计划完成过工作;上班时间不够用,经常加班;总是说“忙死了”...

       上述这些因为一些细节而引起工作不顺、浪费时间和精力的现象,估计我们谁都遇到过吧。

       前些年,我也曾为这些现象苦恼过。当时,我同时经营着三个公司,有时从早上六点到深夜十二点仍然不能完成工作,感觉特别崩溃。

       我开始反思为什么只有我忙得分秒必争?问题出在哪里了?

       因为没有把自己的工作和时间整理好,所以总感觉被工作追赶着,被时间追赶到疲惫不堪。等我有意识地对工作进行整理之后,我发现很多工作都能按时完成。

       现在,我同时经营着五个公司,每天都很忙碌,可我还能同时做到每年读书300本以上,经常去听讲座,上英语口语会话班,打高尔夫,每个月还能去海外视察、演讲,我有了更多的自由时间可以做自己想做的事情。

       用最小努力得最大回报!对工作进行更好的“规划设计”,不依赖卓越的才能与超强的记忆力,运用人人都能做到的超级整理术,是我提升效率的重要法则。

       只要设定了规则,并彻底执行,就算不依靠记忆力和意志力,也能实现整理的目的,从而获取更多的自由时间。

       规则越简单越好,如果整理方法太繁琐连自己都记不住,那肯定不能长久坚持。请记住:不必追求完美,整理得不彻底也没关系,只要稍微整理一下能比以前少浪费一些时间,就很好了,切忌把大量时间花费在整理上。整理术有一项原则:“可干可不干的事应尽可能地偷懒。”

       一、初级:文件和办公桌的整理


       1. 不要记“东西放在哪儿”,而是记“应该放哪儿”

       2. 文件分类保管,但不必分类太细

       3. 学会扔东西

       4. 常用物品和工具应该不用站起来就能拿到

       5. 下班时活儿没干完不要收拾桌子

       6. 在名片上写下见面日期、地点、外貌特征

       7. 万事开头难,从每月一次做起

       二、中级:大脑的整理

       1. 清空大脑,把事情都记在日程表上


       要想让自己专注于眼前的重要工作,就必须要清除大脑中的一切琐碎事情,使大脑处于空荡荡的状态。只要是可能遗忘的事、需要记住去办的事,通通记在日程表上,然后清空大脑。随着工作一件件完成、一件件从界面上消失,一定会让人产生一丝成就感,这种成就感也会成为我们工作的动力。

       2. 把操作型工作委托给他人

       工作可以分为“操作型”和“思考型”两大类。

       操作型的工作:如处理发票、整理文件或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就可以完成的工作,大多数情况下都是些例行事务。

       思考型的工作:如规划立案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。“只要是操作型的工作,我们都可以委托给他人,从而节约自己的时间,提高工作效率,这也是我们整理的最终目的。”

       3. 对会议进行程序化管理

       我并不喜欢开会,在同一时间内许多人聚集在一起开会是一种浪费。如果是不得不进行的会议,建议先做要点提纲,用邮件发给会议全体出席者,让大家搞清楚会议的议题,做好相应的资料准备,并整理好自己的发言后,再参加会议。如此一来,大家都明确了自己的职责和会议内容,会议可以高效地进行。

       4. 用“过滤器”判断新项目的可行性

       我给自己设立了4大项10小项,每次构思新项目都按照这几步思考,这样就不用在脑海中翻来覆去地掂量新项目是否能上马,只需每个创意产生时都拿出这个列表一一核对就行了。

  • 4大项:能否令自己感到愉悦?是否有市场发展前景?是否是积累型的业务?是否对社会有益?

  • 10小项:投资回报率能否达到50%以上?在看清这项事业最重要的关键点的基础上,再进行思考。最大的风险是什么?如何规避风险?有哪些竞争对手?竞争对手的预计销量和预计收益如何?能否将其系统化?市场战略?自己最擅长这项事业的哪个方面?减去固定费用和波动费用,收益大概能超过盈亏平衡点多少?

       5. 在自己喜欢的地方工作

       在上班前抽出一点时间,去喜欢的咖啡厅或公园里放松一下,肯定会产生许多在办公室里想不出来的创意与设想。

       三、高级:时间的整理

       1. 给工作任务设定周期提醒

       把例行事务固定在一个相同的日期
,比如投资相关事务安排在周二,确认工作安排在周一,虽然这些工作只要一周内完成就行,周几做无所谓,但固定一个日子形成规则更好,可以使工作更加有条不紊,更能集中精力思考问题。

       创意也要保存进日程,定期提醒。时不时提醒自己想一想,让想法逐渐变得具体起来,终于有一天,各项条件都成熟了,于是一鼓作气,将梦想变成了现实。

       2. 有效利用空暇时间

       有访客临时取消来访计划,或是会议提早结束有少许空暇时间的时候,作者便会从日程表中找出能在这个时间段内完成的任务,将其处理完毕。

       3. 设定一个“绝对努力工作不走神”时段

       在公司的工作时间常常会发生许多干扰,最典型的就是接打电话。有电话打来时,我们正在全神贯注干着的工作也得暂时放下。

       4. 轻易不打电话,打电话就要有效率

       提前用邮件、传真对话题内容事先沟通
,之后再通话时,双方就可以有针对性地围绕话题讨论,在短时间内结束通话。总之,“无论多么重要的事情,都应该在三分钟以内结束通话”。

       5. 工作日和休息日保持一致作息

       四、殿堂:人生的整理


       时间无论对于谁都很重要,因为它无法替代也无法储存。上苍给予每个人的时间都是相同的一天24小时,但每个人的利用方法不同,拥有时间的质量就会产生很大的差异,所以世上的人我们可以将其分为“能充实使用时间的人”和“总是拖拖拉拉的人”。如果能将时间“程序化”,进行高效整理,我们所拥有的时间质量也能够得到很大的改善。

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